Assemblée Générale 2024-2025

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Date : 23 septembre 2024

Date de la convocation : 17 septembre 2024

Ordre du jour

• Introduction (10 min)

1. Discuter de ce qui a été fait

   • Annoncer le bilan des activités de l’association au cours de l’année 2024 (15 min) ;
   • Annoncer et analyser les résultats de l’exercice comptable de l’année 2024 (10 min) ;

2. Définir les nouveaux objectifs

   • Présenter les modifications de nos CGU et des conditions particulières de nos services « à la carte » (10 min)
   • Présenter la nouvelle politique tarifaire et l’offre de services (10 min) ;
   • Voter le montant de la cotisation annuelle (10 min) ;
   • Voter le budget prévisionnel pour l’exercice suivant (10 min) ;
   • Délibérer sur la campagne de financement 2024 à venir (10 min) ;
   • Délibérer sur les objectifs de l’association pour l’année 2025 (10 min) ;

3. Discussion libre (15 min)

4. Appel à participation

   • Présenter le Comité de Contribution et le Bureau (5 min)
   • Voter la composition du Bureau (5 min)

Participation

• Président·es de séance : Neil et Brume
• Secrétaire·s de séance : Alex et Nano
• Maître du temps : N4w4k_

Présent·es (12) :

• Neil (membre, CC)
• Brume (membre, CC)
• Exagone313 (membre)
• alex (membre, bureau)
• N4w4k_ (membre, CC)
• Tagada (membre)
• Gaël’le (membre, CC)
• Doc’(membre, bureau)
• Nanonej (membre, CC)
• Dawnaur (membre)
• Denise (membre, CC)
• Samuel (membre), arrivé en cours d’AG

Procuration :

• n2r (membre, CC)

Suite à un oubli, les votes par procurations ont été contabilisés après l’AG. Les résultats des votes sont donc modifiés par rapport aux résultats annoncés durant l’AG.

Quorum requis − Assemblée Générale ordinaire, art. 23 des Statuts :

• 1/3 des membres du Comité de Contribution (3 / 9 membres)
• la moitié des membres du Bureau (2 / 3 membres)

Vérification du quorum : OK

Compte-rendu

Temps total : 2h30 / 2 heures − nous avons commencé à 18h30 et fini à 21h00

Introduction (12 / 10 min)

Rappel de la feuille de route 2024-2026 :

• Lancer un programme d’accompagnement numérique
• Développer notre autonomie numérique
• Former nos publics au numérique éthique
• Renforcer nos liens associatifs

1. Discuter de ce qui a été fait (22 / 25 min)

Annoncer le bilan des activités de l’association au cours de l’année 2024 (15 / 15 min)

Document : Rapport moral

L’exercice n’a duré que 8 mois cette année pour des raisons comptables (décalage de l’exercice comptable de septembre à août au lieu de janvier à décembre).

Nous avons obtenu la FDVA 2 (Fonds de Développement de la Vie Associative), nous avons initialement demandé 7000€ et reçu 3000€.

Stage de 6 mois par Neil pour de l’administration système. Cela s’inscrit dans un objectif à plus long terme de mise en place de CDD, CDI. On découvre pas à pas.

Réalisation d’un premier camp d’été de l’association. Il y avait 4 personnes. Ce camp était réservé aux membres du Comité de Contribution (CC) et avait pour but de travailler sur l’association. Question : cet évènement pourrait être une porte d’entrée dans le CC ou ce n’est pas le lieu ? Réponse : en fait plutôt l’inverse, l’idée serait d’intégrer le CC au préalable.

Concernant l’avancement de la feuille de route :

• Nous avons commencé/réalisé 5 accompagnements numériques.
• 2 serveurs ont été autohébergés dans des tiers lieux associatifs sur Angoulême
  • Remarque sur l’autohébergement et une crainte au niveau des accès physiques comparé aux centres de données et leur niveaux de sécurité.
  • Réponse : actuellement les machines sont dans une armoire sous clé et techniquement les disques seront chiffrés à terme.
• Sensibilisation : 5 conférences réalisées, 3 ateliers et 3 stands tenus. Nouveauté dans nos démarches, nous privilégions les activités rémunérées pour éviter que l’association ne travaille et ne se déplace à perte. Présence au FOSDEM, JDLL, au séminaire du Bêta, Camp CHATONS, EducPopNum.

Annoncer et analyser les résultats de l’exercice comptable de l’année 2024 (7 / 10 min)

Document : Rapport financier

Pour rappel cet exercice comptable a duré 8 mois.

Dans les charges notables, il y a les 5 mois de gratification de stage qui sont intégralement équilibrés par les subventions (le 6e et dernier mois de gratification sera sur l’exercice suivant).

Concernant les frais de déplacement et missions, il y a eu une nouveauté cette année avec la prise en charge de certains frais de restauration.

Dans les produits notables, il y a la vente de marchandises avec la vente de t-shirts.

Concernant les prestations de service, cela correspond aux cachets pour des interventions/conférences.

Côté fonds propres, nous commençons à atteindre une bonne stabilité qui nous permet d’envisager le salariat.

2. Définir les nouveaux objectifs (87 / 60 min)

Présenter les modifications de nos CGU et des conditions particulières de nos services « à la carte » (3 / 10 min)

Documents : CGU - Conditions particulières « à la carte » - Diff

Pas de grand changement pour les CGU. Les conditions particulières « à la carte » sont par contre une nouveauté. Ce document a pour but d’encadrer les nouveaux services que propose l’association. Cela rentre dans l’objectif d’outiller d’autres associations avec des outils numériques éthiques tout en essayant d’équilibrer les dépenses liées à cette offre.

Questions ? Aucune (les offres de service sont présentées plus loin).

Présenter la nouvelle politique tarifaire et l’offre de services (22 / 10 min)

Les tarifs proposés sont supérieurs à ceux pratiqués par des géants du numérique (qui proposent en général une offre gratuite pour les associations). Toutefois ces tarifs sont pensés pour être équitables et solidaires, car permettant de rémunérer nos salarié·es et le matériel tout en permettant à de petites associations de bénéficier de nos services.

Certains services seront gratuits, simplement sur adhésion à l’association et inscription au service. Ces services ne sont pas encore en place.

Des remarques ont lieu dans le chat sur les ressources que demande Jitsi.

Réponse suite à une question sur la consommation de bande passante : les serveurs autohébergés sont installés derrière un accès fibre.

D’autres services seront à la carte : hébergement de sites statiques (WordPress), stockage (Nextcloud), newsletter, comptabilité (Paheko), visio (Jitsi et BBB).

Question : avoir Jitsi et BBB ne serait pas un peu redondant ?

Réponse : pas les mêmes usages, et pas le même impact en bande passante.

Concernant les tarifs pratiqués : 60 €/an/service (soit 5 €/mois) en moyenne auxquels s’ajoute la cotisation annuelle. Toutefois pour un Nextcloud dédié : 120 €/an pour 20Go. Cette différence s’explique par la complexité d’installation/configuration de chaque instance et des besoins en espace de stockage.

Tarification par tranche en fonction de l’espace de stockage.

Il est proposé de modifier les catégories de tarification pour la cotisation pour mieux prendre en compte les structures et leurs capacités financières.

Possibilité de tarification solidaire en fonction des capacités financières des structures.

À propos des dates de mise en service de ces services à la carte : à ce jour, les services WordPress, Nextcloud et Paheko sont déjà en place pour 2 associations, ce qui constitue une phase de test de ces services. Pour les autres services cela ne sera pas avant mi-2025 voire 2026.

Question : est-ce que cela veut dire qu’il y a besoin de nouvelles personnes ? Réponse : oui. Il y a des besoins en formation et accompagnement d’association. Tous ces nouveaux services soulèvent pas mal d’enjeux.

De nombreux messages d’encouragement sur ces propositions de services et tarifs dans le chat.

Voter le montant de la cotisation annuelle (5 / 10 min)

Avant/actuel	Proposition
Personne physique : 10 €	Personne individuelle : 10 €
Asso étudiante : 20 €	Collectif : 30 €
Autres assos : 30 €	Collectif à budget >100k€ qui veut bien : 100 €
Entreprises et autre structures : 40 €

Vote : montant de la nouvelle proposition de cotisation annuelle

Votant·es	Oui	Non	Abstention
12	10 (83%)	0 (0%)	2 (17%)

Les nouveaux montants de cotisation annuelle sont validés.

Voter l’accès aux services après expiration des adhésions (35 min)

Point oublié dans l’ordre du jour, ajouté à chaud.

Proposition de maintenir l’accès aux services membres pour les personnes dont l’adhésion a expiré et concerne l’accès aux services membres (mail, git et nextcloud mutualisé) sous réserve de nos capacités.

Proposition de supprimer les accès pour les services à la carte 5 jours après la relance.

Remarque : concernant les 5 jours de délai, dans les services publics, les factures peuvent être payées sous 30 jours. Donc les 5 jours paraissent un peu courts. Proposition d’allonger à 15 jours.

Accord dans le chat et les échanges pour modifier les conditions particulières à la carte pour que la facture soit envoyée au moins 15 jours avant l’échéance.

Pour rappel, les délais tels que définis dans nos conditions particulières :

• J-15: envoi de la facture
• J-1: rappel
• J+5: suppression des accès

Question sur le délai entre la suppression des accès et la suppression des données.

Réponse: rien d’écrit sur ce point ce qui pourrait permettre une certaine flexibilité.

Des discussions ont lieu sur les délais avant la suppression des accès et la suppression des données.

Remarque sur le fait d’aligner ce que l’on écrit et ce que l’on applique réellement.

Vote autour de 2 propositions concernant les délais :

• P1 : J-15 envoi de la facture, J0 relance, J+5 coupure, J+30 se réserve le droit de supprimer les données
• P2 : J-15 envoi de la facture, J0 relance, J+15 coupure, J+30 se réserve le droit de supprimer les données

Votant·es	P1	P2	Abstention
12	2 (17%)	6 (50%)	4 (33%)

La proposition 2 (P2) est donc celle retenue, à savoir J-15 envoi de la facture, J0 relance, J+15 coupure des accès, J+30 se réserve le droit de supprimer les données.

Les conditions particulières seront modifiées en conséquence.

Vote : Maintenir les accès aux services membres après l’expiration de l’adhésion

Votant·es	Oui	Non	Abstention
12	10 (83%)	0 (0%)	2 (17%)

Les accès aux services membres sont donc maintenus après l’expiration de l’adhésion.

Voter le budget prévisionnel pour l’exercice suivant (10 / 10 min)

Le budget prévisionnel est détaillé sous 3 hypothèses :voir les diapositives de l’AG dans la section Rapports de la page « L’association » de notre site web.

• H1 : pas de subvention
• H2 : petites subventions
• H3 : grosses subventions

L’hypothèse la plus probable serait la deuxième, à savoir que l’association perçoive de petites subventions.

Vote : budget prévisionnel

Votant·es	Oui	Non	Abstention
13 (arrivée d’un·e membre)	13 (100%)	0 (0%)	0 (0%)

Le budget prévisionnel est accepté.

Délibérer sur la campagne de financement 2024 à venir (5 / 10 min)

Proposition de renouveler la campagne de don en fin d’année civile avec un objectif de 3500 €.

Sans remarque ni discussion, la campagne de financement sera renouvelée.

Délibérer sur les objectifs de l’association pour l’année 2025 (7 / 10 min)

Proposition pour ce prochain exercice de ne pas se définir d’objectif car la feuille de route remplit déjà cette fonction.

Suggestion de conserver des objectifs qui pourraient ne pas être formels et qui pourraient rester internes. En réponse, une courte discussion sur des craintes que cela pourrait engendrer.

Proposition d’acter de faire une réunion autour de ce sujet autour des objectifs. Une réunion sera organisée pour discuter de ce point plus en détail avec une ouverture large aux bénévoles de l’association (salon #Pédiluve sur Matrix pour l’invitation).

3. Discussion libre (15 / 15 min)

Présentation rapide des machines autohébergées (photo sur une diapo) et du nouveau portail d’application mis à disposition des associations.

Des remarques dans le chat sur les besoins de l’association. Il est reconnu une difficulté à accompagner les contributions et cela depuis 5 ans.

Des membres souhaiteraient contribuer à l’association, mais ne voient pas d’activités et ne connaissent pas ses besoins actuels et se retrouvent donc sans trop savoir comment aider. Il a été suggéré d’alimenter un peu plus le Pédiluve car c’est là que se trouvent les bénévoles.

Proposition de Nanonej, de léguer un ancien ordinateur portable à l’asso pour en faire un serveur, si ce dernier tient la route.

4. Appel à participation (16 / 10 min)

Présenter le Comité de Contribution et le Bureau (11 min / 5 min)

Le Comité Contribution (CC) regroupe l’ensemble des membres de l’association qui contribuent de près ou de loin. Les discussions ont lieu dans le canal « Piscine Olympique » dans Matrix. Le quorum est défini avec les membres du CC. Il n’y a pas que des contributions techniques dans le CC. Les contributions peuvent être consultatives ou comme tenir des stands dans l’année. Pour rejoindre le Comité de Contribution, cela n’a plus lieu pendant l’AG. Si vous êtes intéressé·es, vous pouvez contacter une personne du CC pour indiquer votre intérêt.

Le Bureau a la capacité de prise de décision. Le Bureau est composé du Trésor, du Secrétariat et de la Présidence. Les membres du Bureau sont issu·es du Comité de Contribution.

En marge, il y a aussi l’équipe Technique qui a accès aux serveurs. Les membres de l’équipe Technique sont issu·es du CC ou du Bureau.

Voter la composition du Bureau (5 min / 5 min)

L’AG doit voter pour maintenir ou non la composition actuelle de nos effectifs.

Vote : sur la composition du Bureau

Votant·es	Oui	Non	Abstention
13	13 (100%)	0 (0%)	0 (0%)

La composition actuelle du Bureau est maintenue.

Fin de la réunion à 21h00.