Assemblée Générale de Janvier 2020

Bonjour à tout·e·s :)

Ce 25 janvier 2020, 42l souffle sa bougie et survit officiellement à sa première année.

Ce mardi 21 janvier, nous avons tenu une Assemblée Générale mixte (ordinaire et extraordinaire) à 42. Il s’agissait de la première AG de l’association. 15 personnes ont participé à cette réunion, accompagnée de quelques apéritifs.

Après cette première année mouvementée, nous avons eu beaucoup de sujets à traiter et de décisions à prendre concernant 42l. Voici un résumé ainsi que les explications sur les décisions prises.

🔗Éléments clés

• Procès-verbal de l’Assemblée Générale (et ses diapositives)
• Procès-verbal du Conseil d’Administration
• Bilan financier de l’année 2019
• Bilan moral de l’année 2019

Retrouvez ces documents sur notre page L’association.

🔗Présentation générale

Nous avons fait un point sur les actions de 42l durant l’année passée : 45 adhérent·e·s en 8 mois, 7 services, beaucoup d’événements, arrivée parmi les CHATONS. La croissance de l’association, toute naissante, a été fulgurante. Nous pouvons donc en être assez satisfait·e·s.

Un bilan financier a été rédigé. 42l enregistre un excédent de 284 euros, ce qui est une réussite au vu des difficultés rencontrées dans les débuts de l’association.

L’ensemble est donc tout à fait positif : résussite financière, services opérationnels, bon public à l’école 42 et à l’extérieur…

Il y a cependant quelques points de vigilance : l’aspect chronophage de l’association, le manque d’accompagnement (2 personnes font 90% du travail), quelques difficultés avec l’école et enfin le besoin de solidifier la structure du serveur : backup, redondance, monitoring.

S’en suit quelques échecs : la plateforme web n’est toujours pas libre, le travail n’est pas assez délégué et deux conférences à l’école ont dû être annulées.

Pour l’année 2020, nous prévoyons donc de déléguer les tâches, améliorer la structure de notre serveur, retravailler l’UX de notre site web et garder un rythme constant au niveau des événements organisés.

Le budget prévisionnel de l’année 2020 a été présenté et approuvé (~2000€).

Retrouvez d’autres informations dans le procès-verbal et les slides ci-dessus.

L’Assemblée Générale a ensuite débattu sur les sujets portés à son ordre du jour. Voici ci-dessous un condensé des décisions notables qui ont été prises :

🔗Adhésions et renouvellement des services

Durant 2019, la cotisation est à prix libre à partir de 10€. L’Assemblée Générale décide de maintenir ce montant pour 2020. Les adhésions morales ont été ajoutées, leur montant de leur cotisation est déterminé en fonction de la taille de la structure souhaitant adhérer.

Nous avions envisagé au départ de restreindre les services des adhérent·e·s dont la cotisation expire, car nous ne savions pas comment l’association allait évoluer.

Il s’avère que l’association se porte bien financièrement et que nous avons encore de la marge vis-à-vis de nos contraintes techniques. L’Assemblée Générale a donc fait le choix de laisser l’accès au services après l’expiration de la cotisation des adhérent·e·s, sans limite de temps, tant que l’association se porte bien.

Ce sujet sera abordé à nouveau lors des prochaines Assemblées Générales : l’avis de chaque adhérent·e présent·e sera écouté et aucune décision ne sera prise à ce niveau sans vote. Dans le pire des cas, si nous pourrons nous le permettre, un délai de plusieurs mois sera laissé à chaque adhérent·e afin de leur laisser le temps de trouver un autre membre CHATONS qui pourra subvenir à leurs besoins.

🔗“Dé-hacher” les pseudonymes dans la base de données

Dans un souci de sécurité, les pseudonymes des membres étaient hachés dans notre base de données serveur. Nous pensions améliorer significativement la confidentialité des données en cas de piratage en hachant les emails, les mots de passe et les pseudonymes.

Nous nous rendons compte maintenant que cela entraîne beaucoup de complications et de difficultés inutiles pour pas grand chose. Car un compte, au-delà d’être une entrée dans une base de données, représente un être humain derrière, que nous avons probablement déjà rencontré et avec qui nous avons échangé quelques mots. Tout particulièrement dans le milieu associatif où nous sommes tout le temps plongé·e·s dans des relations humaines, il est plus difficile de maintenir une base de données contenant des entrées anonymisées que des pseudonymes représentant des personnes que nous connaissons. Ne pas pouvoir savoir qui a adhéré à l’association est un problème.

Pour ces raisons de maintenance et de pratique, l’Assemblée Générale a décidé de “dé-hacher” ces pseudonymes à l’aide de notre base de données de comptabilité, stockée hors du serveur, qui enregistre chaque adhésion. Ce défi est réalisable car il reste à échelle humaine, avec moins de 50 entrées dans notre base de données.

🔗Écriture inclusive

En tant qu’association du libre, nos principes éthiques constituent les fondements de notre structure.

Étant également sensibilisé·e·s sur d’autres sujets tels que la lutte contre le harcèlement ou les discriminations, le genre ou la place de la femme dans notre société, nous avons nous avons proposé à l’Assemblée la décision d’écrire nos articles, pages et autres annonces officielles en écriture inclusive, épicène ou tout autre style de rédaction non discriminant, autant que possible.

Cette décision a été approuvée à la majorité, malgré le taux d’abstention de 30 %.

Nous vous invitons à lire cet excellent article de Framasoft qui illustre à merveille notre état d’esprit.

🔗Adhésions en Ğ1

Note: Se prononce “june”

En novembre dernier, des contributeurs de la Ğ1 (Attilax, Paulart, Hugo Trenteseaux et Vit) sont venus tenir une conférence sur la monnaie libre à l’école 42. Nous nous sommes alors demandé·e·s si cela serait une bonne idée d’accepter les adhésions en Ğ1. L’objectif serait de faire connaître la Ğ1, et de contribuer à l’économie en rendant possible l’adhésion.

Nous pensons que cela ne nous imposera pas trop de contraintes (peu de personnes sont suceptibles d’adhérer en Ğ1), d’un point de vue administratif ou financier, c’est pourquoi nous devrions pouvoir nous le permettre à notre échelle. Les Ğ1 collectées pourraient peut-être permettre d’acheter du matériel pour l’association, par exemple.

La décision a été acceptée par l’Assemblée Générale.

Nous acceptons donc désormais les adhésions en Ğ1 à prix libre à partir de 15 DU (soit environ 150 Ğ1 actuellement), pour une cotisation annuelle. Une adhésion en Ğ1 donne accès aux mêmes services et aux mêmes privilèges qu’une adhésion en euros. Il est possible de renouveler une adhésion avec la monnaie de votre choix.

Pour adhérer en Ğ1, nous vous invitons à remplir le formulaire d’adhésion.

Vous pouvez également effectuer un don en Ğ1.

🔗Compte Twitter

L’Assemblée a été sollicitée sur l’idée de créer un compte Twitter afin de poursuivre le travail de sensibilisation de l’association en dehors de Mastodon et PeerTube, qui touche un public déjà sensibilisé.

L’Assemblée a approuvé l’idée à condition que ce compte Twitter soit utilisé uniquement à des fins de sensibilisation.

L’association dispose donc désormais d’un compte Twitter, qui servira uniquement, a priori, de compte miroir de notre compte Mastodon.

🔗Services

L’utilité de la mise en place d’un webmail pour le service mail a été abordée. Cela pourrait être utile aux personnes nomades, non initiées ou aux associations.

L’Assemblé a approuvé cette proposition, il a donc été mis en place sur le service Nextcloud.

🔗Suggestions d’événements

Il a été proposé par les membres d’organiser plus de repas (le Repas du Libre organisé en décembre était un succès). Cela permet de tisser des liens au sein de l’association, et d’apporter une petite aide financière tout en passant un bon moment.

Il a également été proposé d’organiser des conférences ou atelier en rapport avec les services proposés, pour apprendre à les utiliser et les promouvoir auprès des étudiant·e·s.

🔗Modification des statuts

Cette Assemblée Générale est dite “mixte”. C’est à dire qu’elle est à la fois “ordinaire” : discussions diverses sur les lignes directrices à suivre, mais également “extraordinaire” : elle permet la modification des statuts. Plusieurs modifications ont donc été apportées aux statuts, dont :

• la modification des règles de quorum qui ne correspondaient pas au modèle de l’association : beaucoup de membres adhèrent pour soutenir l’association ou pour utiliser les services, pas nécessairement dans l’optique de participer activement à la vie associative ;
• les adhésions des personnes morales ainsi que les adhésions en Ğ1 ont été rajoutées ;
• un nouveau groupe de membre de “Délégué d’Ambassade” a été rajouté : il s’agirait de représentant·e·s de l’association 42l dans d’autres campus de l’école 42. Nous aurons peut-être l’occasion d’aborder ce sujet dans d’autres articles.
• il est désormais possible, sous certaines conditions, d’ajouter des membres au Conseil d’Administration sans passer par une AG.

Les modifications ont été approuvées par les membres présents.

🔗Élection du Conseil d’administration et du Bureau

Le Conseil d’Administration est chargé de faire le lien entre le Bureau et les adhérent·e·s. Il conseille le Bureau sur les décisions à prendre. Il n’est pas nécessairement engagé dans les activités régulières au sein de l’association, mais il est tenu de répondre dans un délai raisonnable lorsqu’on le sollicite et chaque membre peut quitter le Conseil sur simple notification.

Cinq personnes se sont présentées pour faire partie du Conseil d’Administration : Allan, Alex, Doc, Mina et Steven.

Elles ont été élues à l’unanimité. En plus des deux membres du Bureau actuels, cela fait donc sept personnes au CA. Deux personnes ont également manifesté leur volonté de rejoindre éventuellement le CA dans quelques temps.

S’est ensuite tenue l’élection du Bureau, votée par les membres du CA. Le Bureau de l’année précédente est reconduit pour l’année à venir. Il est composé de :

• Neil, président ;
• Brume, trésorière.

🔗En conclusion

Cette Assemblée Générale fut un véritable succès ! Nous avons beaucoup d’espoir pour la suite de l’association. Merci à tou·te·s d’avoir pris part aux décisions, merci également aux lecteur·ice·s de nous suivre encore.

Remerciements spéciaux à Doc, secrétaire de séance, d’avoir rédigé un compte-rendu de l’AG.

~ N&B