Assemblée Générale de Janvier 2021

Bonjour tout le monde !

Ce 25 janvier 2021, 42l fête ses deux ans !

Ce jeudi 21 janvier, nous avons tenu notre Assemblée Générale annuelle en visioconférence, avec 15 participant·es.

Cette deuxième année, assez chaotique pour tout le monde, a été plutôt bien vécue par 42l, grâce à votre générosité.

Nous remercions tout particulièrement l’enteprise Code Lutin et l’association CPP42 pour leurs généreux dons qui nous ont permis de rester à flot !

Voici un article pour résumer les décisions que nous avons prises lors de cette AG.

🔗Éléments clés

• Procès-verbal de l’Assemblée Générale (et ses diapositives)
• Procès-verbal du Conseil d’Administration
• Bilan financier de l’année 2020
• Bilan moral de l’année 2020

Retrouvez ces fichiers sur notre page L’association.

🔗Présentation générale

Nous avons dressé un bilan moral sur l’activité de 42l en 2020 : 42 adhérent·es, de nombreux codes sources publiés, quelques évènements et un début de transition vers la visioconférence pour s’adapter à la crise sanitaire. La maintenance des services représente également une partie non négligeable du temps passé sur l’infrastructure.

Un bilan financier a été rédigé. 42l enregistre un excédent de 839 euros, un montant qui dépasse toutes nos espérances cette année.

Il y a cependant quelques points de vigilance, exactement les mêmes que l’année dernière : l’aspect chronophage de l’association, le manque d’accompagnement (2 personnes font 90% du travail), quelques difficultés avec l’école (mais surtout, avec le confinement !) et enfin le besoin de solidifier la structure du serveur : backup, redondance, monitoring.

Et enfin, malgré les nombreux codes sources publiés cette année, le code de notre plateforme web n’est toujours pas libre, car nous n’avons pas eu le temps de nous en occuper sérieusement : il est nécessaire de réécrire de nombreux composants, cela demande beaucoup de temps et d’énergie que nous n’avons pas pu mobiliser cette année.

Le budget prévisionnel de l’année 2021, approuvé lors de l’Assemblée Générale, s’élève à 1800 euros :

• 650 euros pour l’impression de 100 tee-shirts, s’il est possible pour nous d’organiser des stands à nouveau d’ici la fin de l’année ;
• 300 euros de frais de communication (“goodies”, stickers, cartes de visite, flyers…) ;
• 200 euros de frais de déplacement, pour couvrir les dépenses sur les déplacements de nos membres et de nos intervenant·es extérieur·es ;
• 170 euros de frais de fonctionnement fixes (banque, assurance) ;
• 400 euros de frais techniques (renouvellement de nos trois noms de domaine et tous les frais liés aux serveurs et à l’infrastructure technique de l’association) ;
• 80 euros de consommables et de fournitures administratives.

Retrouvez d’autres informations dans le procès-verbal et les slides ci-dessus.

L’Assemblée Générale a ensuite débattu sur les sujets portés à son ordre du jour. Voici ci-dessous un condensé des décisions notables qui ont été prises :

🔗Utilisation des bons d’achat – Voyage JDLL 2020

Nous avions préparé une sortie organisée aux JDLL 2020 pour 8 étudiant·es, qui a dû être annulée à la dernière minute à cause du confinement.

Malheureusement, après de longs échanges par email, les sociétés de transport et d’hôtel ne nous ont donné que des bons d’achat pour un futur voyage.

Nous nous retrouvons donc avec ces bons d’achat sur le dos :

• 210 euros de bons pour le bus, qui expireront le 31 mars 2021 ;
• 433 euros de bons pour l’hôtel, qui expireront le 31 juin 2021.

Nous avons réfléchi ensemble à comment dépenser ces bons d’achat en 2021 mais la discussion, peu concluante, a été mis en suspens et sera abordée plus tard.

🔗Adhésions et renouvellement des services

Les montants de l’adhésion à l’association restent les mêmes que l’année précédente.

L’association n’étant pas en difficultés financières, l’accès aux services est toujours maintenu pour les personnes dont la cotisation a expiré.

🔗Dons à d’autres structures

Le Bureau a suggéré la possibilité de donner une partie des actifs de l’association à d’autres structures qui poursuivent les mêmes objectifs de 42l.

Il a été décidé d’attendre le mois de Juin avant de réfléchir à cette possibilité afin de s’assurer que la trésorerie de l’association puisse couvrir les pertes liées à la crise sanitaire.

🔗Financement de notre serveur actuel

Lorsque nous avions contacté notre hébergeur, Proxgroup, il y a un an et demi, nous nous sommes présenté·es en tant qu’association étudiante avec peu de moyens. Proxgroup a ainsi accepté de nous offrir généreusement un hébergement gratuit.

Nous avons désormais les moyens pour couvrir ces frais d’hébergement et souhaitons donc en informer Proxgroup.

🔗Serveur secondaire de 42l avec Rhizome

La mise en place du serveur secondaire de 42l, initialement prévue en Mars mais retardée à cause du confinement, est toujours en suspens.

Il a été décidé d’acquérir un serveur VPS supplémentaire auprès d’un autre hébergeur pour le moment, afin de mettre en place sur le court terme des services vitaux pour les besoins actuels de l’association, à savoir un système de monitoring, de sauvegardes automatisées, une suite bureautique collaborative en ligne et si possible, de la redondance.

🔗Mise en avant d’évènements extérieurs

Compte tenu de la situation sanitaire qui offre de nouvelles possibilités quant aux interventions par visioconférence, il a été suggéré de promouvoir à l’école les évènements extérieurs, en visioconférence, qui ne sont pas organisés par 42l mais qui poursuivent des buts similaires.

🔗Élection du Conseil d’administration et du Bureau

Le Conseil d’Administration est chargé de faire le lien entre le Bureau et les adhérent·es. Il conseille le Bureau sur les décisions à prendre. Il n’est pas nécessairement engagé dans les activités régulières au sein de l’association, mais il est tenu de répondre dans un délai raisonnable lorsqu’on le sollicite et chaque membre peut quitter le Conseil sur simple notification.

Six personnes se sont présentées pour faire partie du Conseil d’Administration : Alex, Brume, Doc, Mina, Neil et N2r. Une septième personne est également susceptible de rejoindre l’équipe sous peu.

Elles ont été élues à l’unanimité.

S’est ensuite tenue l’élection du Bureau, votée par les membres du CA. Le Bureau de l’année précédente est de nouveau reconduit pour l’année à venir. Il est composé de :

• Neil, président ;
• Brume, trésorière.

🔗En conclusion

Nous espérons que nous pourrons organiser plus d’événementiel que l’année précédente !

Merci à tou·te·s les participant·es d’avoir pris part aux décisions, merci également aux lecteur·ices de nous suivre encore.

Remerciements spéciaux à Doc, secrétaire de séance, d’avoir rédigé un compte-rendu de l’AG.

À bientôt,

~ N&B