Nextcloud dédié : questions fréquentes


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Il n’y a pas de maximum théorique au nombre d’utilisateur·ices ; les tarifs sont échelonnés sur l’espace de stockage consommé plutôt que sur le nombre de bénéficiaires.

Cela dit, une installation typique n’est pas spécifiquement pensée pour héberger plus de 80 personnes ; si vous pensez dépasser ce nombre, merci de nous le communiquer en amont afin que nous dimensionnons le service en conséquence, avec un éventuel supplément sur le tarif du service.

Oui, le logiciel Collabora, inclus avec le service, permet d’éditer collaborativement des documents de formats propriétaires (docx, xlsx, pptx…) et libres (odt, ods, odp…) directement depuis le navigateur.

Il n’y a pas de limite théorique sur le nombre d’utilisateur·ices simultané·es, mais les performances pourraient se dégrader à partir de dix utilisateur·ices qui éditent activement un même document. Si vous avez des besoins particuliers par rapport à un usage intensif de l’édition collaborative, veuillez nous en faire part.

Il est possible de connecter votre compte Nextcloud avec vos appareils :

Cette connexion à vos appareils permet de synchroniser automatiquement vos dossiers avec Nextcloud.

Pour cela, il vous faut générer des codes d’application depuis vos paramètres de compte.

  1. Sur Nextcloud, dans le menu en haut à droite, cliquez sur Paramètres :

Capture d’écran du menu

  1. Rendez-vous dans l’onglet Sécurité :

Capture d’écran du menu

  1. Tout en bas de la page, dans la section Appareils et sessions, créez un nouvel appareil en lui donnant le nom de votre choix :

Capture d’écran de la section, “Thunderbird” est saisi en nom d’application

  1. Une fois le mot de passe créé, vous pouvez le saisir dans votre application. Si vous êtes sur mobile, vous pouvez afficher un QR code pour paramétrer automatiquement l’application.

Capture d’écran du mot de passe d’application créé

Et voilà, votre application est connectée à votre compte. Vous pouvez révoquer cette connexion en retournant dans la section Appareils et sessions à n’importe quel moment.

L’option données sensibles est destinée aux organisations qui nécessitent un niveau de sécurité significativement plus élevé sur le stockage des données personnelles : des organismes qui traitent des données hautement confidentielles, des collectifs militants, des entreprises avec des besoins très précis…

Elle consiste en la mise à disposition d’une version spéciale de ce service avec des précautions supplémentaires :

  • Données intégralement chiffrées : cette précaution est catégoriquement hors norme pour la plupart des hébergements, et garantit qu’une personne malveillante qui s’empare physiquement des serveurs ne puisse pas déchiffrer son contenu. Seul·es certain·es administrateur·ices habilité·es de La Contre-Voie sont en possession du mot de passe de déchiffrement ;
  • Serveurs autohébergés : votre espace Nextcloud dépend de moins d’acteurs tiers (pas de prestataires hébergeurs) puisqu’il est situé sur nos serveurs autohébergés par nos soins ;
  • Copie simultanée sur plusieurs serveurs chiffrés : plusieurs serveurs autohébergés, situés dans des lieux différents, maintiennent une copie des données en temps réel pour conserver les données en cas de panne longue de l’un des serveurs.

Ces précautions s’additionnennt avec les autres mesures déjà en place pour les autres Nextcloud : sauvegardes toutes les trois heures, duplication des données en temps réel sur au moins deux disques, chiffrement des données en transit…

Cette version spéciale présente toutefois des inconvénients à prendre en compte :

  • Nos serveurs autohébergés sont restreints en espace disque, cette offre est donc limitée à 20 Go d’espace ;
  • En raison de cette offre limitée, les structures qui souhaitent en bénéficier devront justifier pourquoi leur activité nécessite cette protection supplémentaire ;
  • Les serveurs étant autohébergés, des interruptions de service indépendantes de notre volonté pourraient survenir plus souvent que sur nos autres installations en raison des conditions d’hébergement ;
  • Nous ne pouvons pas, en l’état, en mesure de garantir que cette offre « données sensibles » soit durable dans le temps, car elle nécessite qu’une personne de notre équipe se dédie à la maintenance du matériel sur place ;
    • Si d’aventure nous sommes amené·es à fermer ce service pour une raison quelconque, nous tâcherons d’en avertir les bénéficiaires plusieurs mois à l’avance, et pourrons vous proposer de transférer vos espaces sur l’offre classique, ou de confier l’hébergement de ces espaces à une autre association.

Vous pouvez demander à souscrire à cette option au moment de la création de votre espace.

Vous pouvez partager individuellement chaque fichier ou dossier en créant un lien de partage que vous pouvez envoyer à des personnes extérieures à votre organisation, en lecture et écriture ou bien en lecture seule.

Cette méthode de partage est aussi possible avec d’autres ressources que les fichiers (comme les calendriers) et l’édition collaborative fonctionne également.

Si elle n’est pas déjà partagée par défaut avec tout le monde (comme c’est le cas pour le dossier commun), rendez-vous dans les paramètres de partage de la ressource en question, mais au moment de saisir le nom des personnes avec qui partager cette ressource, saisissez le nom du groupe de votre organisation.

Il s’agit en général du nom de votre organisation, en minuscules, sans espaces, ou de son acronyme s’il est long. Si vous ne connaissez pas le nom de votre groupe, contactez-nous.

Il s’agit d’un dossier accessible par toutes les personnes de votre organisation. Son contenu est synchronisé entre tous ses membres.

Si une nouvelle personne rejoint votre organisation, elle aura également accès à ce dossier.

Oui, mais cela requiert de nous contacter et de nous envoyer le fichier de police. La police doit être publiée sous une licence qui permet sa réutilisation sans conditions.

Comme cette demande nécessite une action manuelle de notre part, nous préférerions que vous nous envoyez toutes les polices que vous souhaiteriez ajouter en une seule fois.

Non, le dossier commun est accessible à toutes les personnes qui disposent d’un compte sur votre Nextcloud. Cela dit, il est possible de parvenir à ce même résultat par un autre moyen.

Pour réaliser des partages privés (uniquement avec certaines personnes), il vous faut conserver les fichiers privés en dehors du dossier commun, puis vous rendre dans les paramètres du fichier ou du dossier et ajouter nominativement les personnes pour lesquelles vous souhaiteriez donner les accès.

De cette manière, vous pouvez partager des fichiers en lecture seule à certaines personnes, et en lecture-écriture à d’autres, ou bien n’autoriser l’accès au document qu’à certains comptes.

Non, notre offre n’est pas prévue pour que vous puissiez ajouter d’autres applications que celles fournies par défaut (Fichiers avec édition collaborative de documents, Contacts, Calendrier, Deck, Sondages, Formulaires et Tâches).

La raison est simple : nous mettons à jour très régulièrement les installations Nextcloud que nous hébergeons par souci de sécurité et de performance, et les applications étant majoritairement développées par la communauté, il n’y a pas de garantie qu’elles soient maintenues sur le long terme. Certaines applications peu maintenues pourraient devenir incompatibles avec de futures versions de Nextcloud, ce qui signifie que nous devrons les désactiver complètement (et perdre les données associées) pour réaliser la mise à jour.

Nous estimons que les applications que nous fournissons par défaut sont suffisamment matures et maintenues pour être utilisables sans crainte qu’elles soient abandonnées un jour, car elles sont matures et le développement est actifs, ou elles sont très utilisées, ou encore développées par des équipes de confiance comme l’équipe de Nextcloud, plutôt que par des bénévoles isolé·es (ou un·e stagiaire de passage dans une entreprise).

Pour les autres applications, nous pourrons étudier au cas par cas votre demande, mais nous n’envisageons pas d’ajouter n’imorte quelle application. Si vous souhaitez plus de personnalisation dans votre installation, nous vous recommandons de vous orienter vers d’autres structures hébergeuses ou d’installer votre propre Nextcloud sur vos serveurs.

Oui, si votre équipe n’utilise pas du tout certaines applications que nous proposons, vous pouvez demander à les désactiver complètement, ce qui devrait améliorer les performances de votre Nextcloud.

Pour les Nextclouds « données sensibles » : les données sont conservées en trois exemplaires répartis sur trois serveurs différents, tous chiffrés avec LUKS. Ces trois serveurs sont autohébergés dans des tiers-lieux à Angoulême.

Pour les autres Nextclouds : les données sont stockées sur notre serveur dédié que nous louons auprès de l’hébergeur allemand Hetzner, à Falkenstein.

Au bout de plusieurs semaines sans utilisation des fichiers, ils sont automatiquement migrés sur un stockage optimisé pour la conservation sur le long terme, géré par Hetzner, et situé à Helsinski (Finlande).

L’Allemagne et la Finlande sont réputés pour leurs bonnes politiques en matière de données personnelles et de vie privée (cela fait naturellement partie de nos critères), et Hetzner est un hébergeur réputé et notamment utilisé par l’association Framasoft pour la quasi-totalité de leurs serveurs.

Les Nextclouds que nous hébergeons sont installés dans des conteneurs Docker, pour lesquels sont alloués entre 500 Mo et 1.5 Go de RAM selon l’usage, sans compter l’infrastructure logicielle dont Nextcloud dépend (Backend S3, PostgreSQL, Redis, sidecar Cron, Imaginary, reverse-proxy, authentification SSO et le serveur Collabora Office, qui sont mutualisés entre les instances hébergées).

Les Nextclouds « données sensibles » sont autohébergées sur des micro-ordinateurs qui ne consomment pas plus de 20 Watts par serveur, en particulier sur un ordinateur ODroid de marque HardKernel ; voir notre billet de blog pour plus d’informations.

Les autres Nextclouds sont hébergés sur un serveur dédié loué auprès de Hetzner, et dispose de ressources assez conséquentes.

Nous attendons toutefois que votre usage des Nextclouds que nous vous proposons soit raisonnable : nous ne pourrons pas permettre que vous sollicitez constamment à 100% les ressources (CPU, RAM, bande passante) de l’espace Nextcloud qui vous est attribué.

Atteindre ces limites pourrait se produire si vous envoyez plusieurs Go de données sur notre serveur d’un seul coup, auquel cas il ne s’agit pas d’un usage constant, donc cela ne nous pose pas de problème.

Si vous constatez toutefois des lenteurs pour certaines de vos opérations, n’hésitez pas à nous contacter et nous examinerons la situation. Nous pourrions éventuellement augmenter temporairement la limite de ressources CPU / RAM pour votre Nextcloud pour vous permettre de réaliser ces opérations sereinement.

Nous réalisons des sauvegardes des données toutes les 3 heures en moyenne vers un serveur distant, situé en France. Les sauvegardes sont entièrement chiffrées, puis dédupliquées pour consommer moins d’espace disque.

La capacité de stockage dépend du quota auquel vous avez souscrit. Elle est mesurée sur la totalité des fichiers stockés dans vos dossiers Nextcloud, tous comptes confondus ; pas uniquement le dossier commun. Les fichiers système relatifs à l’installation de Nextcloud en elle-même ne sont pas comptés.

Si vous ne pouvez soudainement plus ajouter de fichiers car votre quota est atteint, vérifiez les points suivants :

  • Assurez-vous qu’aucun·e utilisateur·ice ne stocke de gros fichiers dans ses dossiers personnels, en-dehors du dossier commun ;
  • Assurez-vous que votre corbeille et celle des autres utilisateur·ices soit vide ;
  • Mesurez l’espace occupé par le dossier commun et déplacez ou supprimez éventuellement les fichiers trop lourds.

Vous pouvez également nous solliciter pour que nous lançions un outil qui videra les corbeilles de tous les comptes, mesurera l’espace occupé par les espaces personnels des comptes et recalculera le quota.

Enfin, vous pouvez également nous solliciter pour que nous augmentions votre quota, ce qui entraînera une mise à jour du tarif annuel.

Non, nous proposons uniquement Collabora Office pour l’édition collaborative de documents.

Si cela ne vous convient pas, nous vous recommandons de vous orienter vers d’autres structures hébergeuses.

Malheureusement, ce n’est pas encore possible ! Vous pouvez toutefois vous inscrire pour une démo sur le site officiel de Nextcloud ou bien regarder des vidéos d’utilisation du logiciel.

Vous disposez également d’un délai légal de rétractation de 14 jours, ce qui peut vous laisser le temps de tester le logiciel avant de faire le choix de migrer vos dossiers.