Newsletter : questions fréquentes


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Les newsletters et les listes de diffusion (mailing lists) sont deux services très distincts. Ils permettent tous les deux d’envoyer des emails à une longue liste de destinataires, mais se différencient sur un point fondamental :

  • les listes de diffusion permettent généralement à ses abonné·es d’interagir avec toute la liste : il est possible d’envoyer un mail aux autres personnes de la liste en étant abonné·e, par exemple en répondant aux mails reçus.
  • les newsletters, à l’inverse, sont envoyées unilatéralement : il n’est pas possible de répondre à l’ensemble des destinataires en tant qu’abonné·e. Un·e abonné·e peut seulement contacter l’expéditeur·ice de l’email diffusé.

Autrement dit, les newsletters sont plus adaptées pour des diffusions verticales d’informations (lettre d’information mensuelle…), tandis que les listes de diffusion sont préférables pour une communication horizontale entre les membres de la liste.

Nous ne fournissons pas de service de liste de diffusion, uniquement ce service de newsletter. S’il ne correspond pas à votre besoin, nous pouvons vous recommander l’excellent Framagroupes (gratuit avec certaines limites d’utilisation).

Il n’est pas recommandé d’utiliser une adresse créée via notre service mail ou d’un autre fournisseur de messagerie pour envoyer des emails en masse.

Des exigences légales encadrent l’envoi de messages en masse, ce pourquoi il vous faut absolument obtenir le consentement de vos destinataires pour leur envoyer vos communications, et vous devez leur permettre de se désinscrire en un clic (par exemple, avec un lien de désinscription).

La plupart des services de mail classiques n’intègrent pas ce genre de fonctionnalités et ne peuvent donc pas satisfaire ce besoin dans le cadre légal.

Par ailleurs, certains fournisseurs de messagerie comme Google (Gmail) mettent en place une limite de mails qui peuvent à destination de ses adresses dans un temps donné. Ainsi, si une newsletter est envoyée à 500 personnes, dont 300 adresses Gmail, Google va ralentir drastiquement la réception de chacun des emails envoyés en l’étalant sur plusieurs jours, parfois jusqu’à une semaine.

C’est par ailleurs pour cette raison qu’il n’est pas possible d’utiliser notre service mail pour envoyer des emails en masse : ce ralentissement dans la réception s’applique à toutes les boîtes mail hébergées sur notre service, ce qui affecterait donc la réception des emails d’autres personnes sur notre serveur que la vôtre.

Ce service utilise son propre serveur mail, distinct de celui du service mail, ce n’est donc pas grave s’il est temporairement ralenti par Gmail car cela n’affectera pas d’autres personnes.

Pour plus d’informations concernant les obligations légales et bonnes pratiques à suivre pour envoyer des emails en masse, consultez la question suivante.

Vous devez suivre la législation concernant la prospection par messagerie électronique, à savoir les directives de la CNIL :

  1. Les particuliers qui recoivent vos communications doivent avoir donné leur consentement éclairé, explicite et sans contrainte à recevoir votre newsletter ;
  2. Tous vos destinataires doivent pouvoir se désinscrire définitivement de votre newsletter : par défaut, notre service ajoute un lien de désinscription à tous les emails envoyés ; assurez-vous simplement que vous n’ajoutiez pas à nouveau à votre liste des personnes qui ont choisi de ne plus recevoir vos communications.
  3. Chacun de vos mails doivent indiquer clairement qui est l’expéditeur·ice : par exemple, si vous êtes une organisation, précisez le nom et l’adresse de votre structure.

Nous vous recommandons par ailleurs d’envoyer vos lettres d’information à une fréquence raisonnable pour votre audience, ne la submergez pas de vos sollicitations. En complément, vous pouvez suivre les directives de Google pour l’envoi de mails en masse.

Même en suivant ces directives, il peut arriver que vos mails soient classés en spam par le service de mail de vos destinataires, ce pourquoi nous vous recommandons de demander à vos destinataires de marquer vos emails comme « fiables » auprès de leurs fournisseurs de messagerie ; si vos destinataires sont nombreux à reclasser vos emails dans la bonne catégorie, le taux de réception de vos communications s’améliorera.

Vous devez désigner une ou plusieurs personnes dans votre organisation qui dispose des droits d’éditer les campagnes de mail, les listes de contacts et d’envoyer la newsletter. Seules ces personnes pourront se connecter sur ce service.

Pour envoyer une nouvelle newsletter, après avoir rassemblé vos destinataires dans l’onglet Listes, vous devrez créer une nouvelle campagne.

Vous pouvez personnaliser librement l’objet et le nom de la campagne, mais veillez à toujours laisser l’adresse d’envoi intacte. Vous pouvez modifier le nom de l’expéditeur (remplacer Newsletter <noreply@lacontrevoie.fr> par Mon Organisation <noreply@lacontrevoie.fr> mais il vous faudra toujours laisser l’adresse <noreply@lacontrevoie.fr> intacte, sinon vos emails ne seront pas livrés.

Capture d’écran de la page « Nouvelle campgane » avec le contenu du champ Adresse d’envoi souligné en rouge.

Sur la capture d’écran : ne modifiez pas l’adresse soulignée en rouge.

Dans le champ Listes, spécifiez les listes de diffusion pour lesquelles vous souhaiteriez délivrer votre email, puis écrivez le contenu et lancez la campagne.

Dans l’onglet Listes, sous onglet Formulaires, vous pouvez sélectionner les listes publiques que vous souhaiteriez rendre accessibles à l’inscription dans un formulaire en ligne :

Capture d’écran de la page « Formulaires ».

Puis, copiez le code HTML qui en résulte et collez-le sur votre site Internet. Assurez-vous que votre site permet de charger correctement le captcha.

Si vous n’avez pas de site Internet, contactez-nous et nous mettrons en place une page HTML pour vous gratuitement.

Oui. Par défaut, une seule liste est ajoutée à votre compte, mais vous pouvez nous contacter si vous en avez besoin d’autres.

Dans l’onglet Campagnes, sous-onglet Modèles, vous pouvez créer votre propre modèle en vous basant sur le modèle par défaut, en écrivant du HTML ou en utilisant l’éditeur visuel.

Si vous écrivez votre propre code HTML, n’oubliez pas d’ajouter le lien de désinscription à vos emails :

<a href="{{ UnsubscribeURL }}" style="color: #888;">{{ L.T "email.unsub" }}</a>