Réunion de contribution − Octobre 2023

Table des matières

Introduction

Ordre du jour

Étude du budget prévisionnel pour l’année 2024
Étude de la feuille de route pour les deux ans à venir et validation des grands objectifs de l’association
Étude de la campagne de dons de Novembre-décembre 2023
Proposition de déplacer les exercices comptables à venir ainsi que l’Assemblée Générale annuelle
Choix des structures pour lesquelles nous allons contribuer financièrement

Durée prévue : 1h30

Personnes présentes

Alex
Brume
Nawak
Nanonej
Neil

Rôles de séance

Secrétaire de séance : alex
Gestion du temps : Nanonej

Étude du budget prévisionnel

Temps : 22 min / 20 min

Déplacement de l’exercice comptable
Déplacement de l’AG

neil: gros sujet, avec doc’ et brume décidé de faire une feuille de route (roadmap). Cela pour bien se faire voir et obtenir des subventions. C’est bien vu d’avoir une feuille de route pour les personnes externes. Eu rdv avec DLA (dispositif local d’accompagnement) qui a fortement conseillé d’avoir une feuille de route. Ressemble au fonctionnement de Framasoft et ses campagnes sur 3 ans. Le but est de définir les projets qui seront à réaliser pour les prochains mois/années (selon la date butoire définie). Permet donner visibilité aux personnes qui donnent à l’asso qui peuvent ainsi savoir pourquoi elles donnent. Aussi en ligne avec la perspective d’avoir un travail salarié. Cela nécessite d’avoir un budget prévisionnel. On a calculé temps plein 21000€ (temps plein/an). Temps partiel 16000€/an. Pour rappel budget annuel de l’asso 4800€/an.

Image montrée : prévision triannuelle salariat / rémunération

Nanonej: le stage, ce serait donc toi neil ? neil: pas forcément. C’est là dessus qu’on est parti après possible d’intégrer d’autres personnes.

neil: (explication de l’image) en général les campagnes de don se font en fin d’année. Je pense que ça serait bonne chose de s’aligner sur campagne de don en fin d’année. Cela implique d’annoncer roadmap/objectifs/projets à cette période. Problème est que l’AG se tient actuellement en janvier. Donc AG ne peut approuver roadmap/obj/projets. L’idée serait dont de décaler l’AG avant. Et donc à partir an prochain décaler AG en septembre afin de permettre validation avant début d’une campagne.

neil: contrainte sur la gestion des dons. Si on reçoit des dons en 2023, alors affecté à l’exercice comptable de 2023.

brume: but en asso c’est qu’à la fin d’une année on tombe à 0. Si on reçoit dons en fin d’année cela ne permet pas d’être à 0 en fin d’année vu qu’ils sont pour l’année suivante.

neil: idée serait de décaler l’exercice comptable de l’association. Au lieu que sur une année civile, la passer du 1er septembre à août. Ce qui a du sens avec le décalage de l’AG.

Nanonej: ça se fait souvent de se caler sur le rythme scolaire, dans les assos sportives ou culturelles par exemple.

Nawak: pourra-t-on tjrs faire des dons le 31/12 à 23h59 ? neil: aucun problème, par contre si le 31/08 c’est galère pour la gestion de la compta (cf 31/12/2022)

neil: […] sans mettre en danger l’asso. L’idée à partir d’ajd de créer un filet de sécurité pour permettre le salariat. Dégager des fonds pour tenir 1 an sans aucun rentrée d’argent.

neil: pour l’année prochaine, souhait de demander subvention de la région Aquitaine. Cela permettrait de financer un stage. 6 mois = 3720€. subvention innovation numérique responsable

Nanonej: pas de charge patronale pour le stage ?

neil: non, car stage au minima. On est complétement dans l’auto-exploitation.

Nanonej: Au moins, ça reste mieux qu’actuellement le 100% de bénévolat.

neil: l’année suivante (2025) c’est là que commencerait le salariat avec rémunération de 13270€/an. Avec une autre demande de subvention recrutement associatif qui est une aide sur 3 ans de la région.

neil: Pour décaler l’exercice comptable, il faut réduire la durée d’un exercice comptable et malheureusement ça signifie se privé de la campagne de don sur cette période.

Alex : Oui mais c’est purement sur le papier, on aura quand même la campagne mais décalé sur la période suivante.

neil: Certes, mais si on a un exercice comptable déficitaire pas fou pour les décideurices.

Image montrée : budget prévisionnel

neil: (explication du budget prévisionnel) Un peu au doigt mouillé. Pas prévu d’achat de t-shirts car exercice comptable plus court. Et car on vient juste d’acheter 200 t-shirts.

neil: frais techniques qui augmentent fortement car lié à la subvention de la région. Si pas de subvention alors pas d’augmentation des frais techniques.

neil: pas de don pour l’exercice 2024 qui finira en août.

neil: grosse variable de ce budget, les subventions qui financeraient à 50%.

neil: report de produit, avec la fin de l’année on envisage de recevoir pas mal de don et ainsi en les reportant sur l’exercice suivant permet d’être à peu près à l’équilibre.

Image montrée : budget spécifique pour la subvention

neil: (explication du budget) Il s’agit d’un détail de l’utilisation de la subvention. Investissement dans du matériel ; frais de développement. La subvention ne peut couvrir que 60% du projet. Et subvention permettrait de financer stage.

neil: est-ce que c’est clair ?

nawak + Nanonej: c’est clair et correspond à ce que l’on veut faire.

Feuille de route et objectifs

Temps : 26 min / 20 min

Image montrée : nouveau bouton « feuille de route » sur la page d’accueil du site

neil: il y a un nouveau bouton vers la feuille de route.

Image montrée : nouvelle page association

neil: 2 nouveaux boutons. «Nos mécènes» et «Feuille de route»

Nanonej: Par mécènes, on a en tête Paheko qui voulait nous faire un don conséquent ?

neil: Exactement, par exemple…

Image montrée : exemple de mécène

neil: qu’en pensez-vous ?

Nanonej: paraît bien et permet de remercier les personnes

Image montrée : feuille de route

neil: version sans images pour l’instant.

Brume: pas mal de taf en ce moment, donc on verra.

neil: […] pour présenter au Capitole du Libre. Présente 4 axes:

programme d’accompagnement a priori sur la région Nouvelle-Aquitaine (et aussi extérieur si des personnes de l’asso s’en emparent). Axe en continuité avec Émancip’Asso. Cela correspondrait à ~20-40h/structure.

neil: on a commencé l’accompagnement d’assos sur Angoulême (tiers lieu), Périgueux (asso de théâtre) et potentiellement l’asso qui nous accueille à Angoulême.

neil: la question sera de savoir si on a le temps et les épaules pour tenir cet axe.

neil: cela limite le nombre de structures qu’on peut accompagner. Toutefois permet de prendre le temps de rencontrer les personnes.

neil: si on accompagne 5 structures dans l’année alors entre 100-200h de travail sur l’année.

développer notre autonomie numérique

neil: vient du BETA où il y a une salle de 4m² où l’on pourrait entreposer des serveurs. Idem chez Maison des Peuples et de la Paix. Rien n’est confirmé, serait un bon début.

neil: pourquoi ? parce que c’est sympa. Aussi l’occasion de faire du numérique de proximité

neil: reste question de la fiabilité de cette infra. Questions autour de l’orchestration, la haute disponibilité…

neil: toutes ces expérimentations pourront faire l’objet de demande de subvention.

neil: est-ce que l’auto-hébergement vous intéresse ?

Nanonej: juste peur en cas de perquisition, au vu de comment c’est géré en ce moment (cf les actus).

neil: exemple de l’instance jabber.ru avec MiTM suite demande police. Cas d’un hébergeur qui n’informe pas les utilisataires du service d’une interception de trafic.

aparté sur le cas de jabber.ru où utilisateurices ont découvert le MiTM

Nawak: légalement, si perquisition au niveau des serveurs, on ne peut pas faire grand’chose.

neil: on le saura

Nawak: oui on peut aussi communiquer dessus.

neil: si on auto-héberge obligation de passer par nous pour faire quoique ce soit.

3e axe: former nos publics au numérique éthique

neil: former dans les établissements.

4e axe: renforcer nos liens associatifs

neil: on l’a fait avec CHATONS. Après il y a d’autres structures vers lesquels se tourner, se rapprocher.

Nanonej: pourrait aussi être auprès de militant·es, syndicats, etc.

neil: oui, je note.

neil: aussi se conserver du temps pour les CHATONS. mobiliser 1 personne pour passer 1 après midi / semaine pendant 2 ans pour les CHATONS. Possiblement moi, après peut être qqun·e d’autre.

neil: combien ça coûte de financer ces 4 axes ? l’année 2024 coûterait 10000€. Donc besoin de minimum 5000€ pour commencer 2024. Si on arrive à avoir plus c’est bien aussi. Cela permettrait d’avoir fond de réserver pour l’année suivante. L’idée c’est de demander 15000€ et voir ce qu’on nous donne. Si on reçoit 15000€ on aura financé l’année suivante.

neil: les dons vont permettre de remplir fond de réserve et assurer pérénité de l’asso.

Alex: Je vois déjà ça dans l’asso où je bosse, donc ça rejoins ce que je vois et même si ça me semble ambitieux sur certains points, c’est ok.

Campagne de dons

Temps : 15 min / 15 min

neil: constellation participative, il s’agit d’un side project

Image montrée : constellation participative

neil: quand vous faites un don via HelloAsso, vous recevez un mail avec un jeton qui permet de poser des étoiles en fonction du montant du don.

Image montrée : interface de la constellation participative pour poser des étoiles

neil: il y a une barre avec nombre d’etoile qui est lié au montant du don. Étoiles faites par Brume.

neil: un truc pour motiver au don tout en restant dans les étoiles. Ça met du fun autour des dons.

Nanonej (dans le chat pour rire): on réinvente le NFT

neil: entretien avec Pouhiou qui revenait sur une campagne de la Quadrature du Net il y a plusieurs années qui envoyait un diplôme avec des décimales de PI en fonction du montant du don.

neil: pour gamifier le don et car c’est joli aussi

Nanonej: Plus sérieusement, ça fait penser aux contreparties des crowdfundings.

neil: tout à fait, mais uniques.

neil: si c’est vraiment moche, on décalera les étoiles.

Alex: on s’autorise un travail d’édition

Image montrée : popup de confirmation sur Constello

neil: et sur chaque étoile il y a un popup avec nom/message.

Nawak: on y avait pensé aussi de notre côté et on arrivait à des questions d’ordre écologique. Je trouve que super idée pour les participant·es.

Alex: Autour de cet outil, c’est remis à zéro régulièrement ?

neil: campagne sur durée limitée (mi-novembre à mi-décembre). Pouhiou nous conseillait de planifier les articles et publications pendant une campagne. Campagne durerait 1 mois et pendant ce temps là les personnes ajoutent leurs étoiles. L’année suivante on continue (avec possibilité d’ajouter des traits pour relier des étoiles). Et on reset.

Alex: Déjà je trouve que c’est trop cool, donc vraiment bravo. Ensuite, même s’il n’y que 3 étoiles, je pense qu’il faut rester dans l’idée qu’à chaque campagne il faut bien reset.

Brume: voir les évolutions c’est intéressant après voir en fonction du nombre d’étoile.

neil: 100 fragment d’étoiles correspondent à 200€.

Alex: 100% via HelloAsso ou prend aussi les autres moyens de faire des dons ?

neil: passe par un outil qui liste toutes les infos liées aux dons qui faciliterait le travail de doc’ (Trésorière). neil: que dans le cas de don en campagne que le lien est envoyé.

alex: je comprends qu’il s’agit d’un outil interne

neil: helloasso fait requête vers cet outil ce qui permet l’insertion auto, après doc’ gère leur intégration manuellement.

Choix des structures à soutenir

Temps : 15 min / 15 min

neil: examen des structures auxquels nous souhaitons faire des dons. Nous avons 4 structures.

neil: je propose de passer en revu ces revus et de choisir.

Délibération sur les propositions

FIN